Pokud provozujete autoservis kdekoli v EU, fakturace není jen papírování — je to regulovaná činnost. Daňové úřady v Bulharsku, Německu, Rumunsku, Itálii, Španělsku i jinde vyžadují konkrétní podobu faktury, v konkrétní řadě, uchovávanou po konkrétní počet let. Udělat to špatně není drobnost: je to pokuta, problémy při kontrole — nebo horší.
Dobrá zpráva? Nepotřebujete daňového specialistu, abyste zůstali v souladu. Potřebujete systém, který to udělá za vás.
Co „v souladu s DPH" doopravdy znamená
Pravidla EU pro DPH mají u faktur společné jádro, i když si každá země přidává své specifikum:
- Číslování v řadě bez mezer. Každá faktura musí být ve striktní, nepřerušené posloupnosti. Číslo nelze přeskočit, opakovaně použít ani upravit již vystavenou fakturu — je nutné vystavit opravný doklad.
- Povinné údaje. Název firmy, DIČ, identifikace zákazníka, datum, položky s rozpisem daně, součty bez DPH i s DPH — to vše musí být na každé faktuře.
- Správná sazba DPH. Většina servisních služeb a dílů spadá pod základní sazbu, ale existují výjimky (použité díly v režimu marže, B2B v rámci EU s přenesenou povinností, vývoz mimo EU).
- Archivace. Většina zemí EU vyžaduje uchování faktur 7-10 let a jejich předložení na vyžádání během kontroly.
Skrytá cena fakturace v tabulkách
Šablony v Excelu a Wordu fungují — dokud nepřestanou. Typické selhání, které vidíme při přechodu:
- Dvě faktury dostanou nedopatřením stejné číslo, protože šablonu ten den editovali dva lidé.
- Faktura je „opravena" přepsáním originálu — a stopa auditu zmizí.
- DPH je počítáno ručně s jiným pravidlem zaokrouhlování, než očekává finanční úřad, čímž vznikají haléřové rozdíly po celý rok.
- Složka s fakturami z roku 2022 je v notebooku, který odešel — a kontrola je za dva týdny.
Každý incident lze samostatně napravit. Dohromady jsou důvodem, proč se tolik malých autoservisů obává daňového období.
Co systém pro autoservis dělá automaticky
Specializovaný nástroj odstraní většinu ruční obezřetnosti:
- Číslování podle řad. Každá řada má svůj vlastní čítač, který se neopakuje. Stornované faktury zůstávají v řadě jako stornované — nemažou se.
- DPH na položku. Každý díl nebo položka práce nese vlastní sazbu DPH. Systém spočítá součty konzistentně, pokaždé stejně.
- Opravy místo mazání. Chyby se opravují dobropisem odkazujícím na originál — tak, jak to chce finanční úřad.
- Archiv v cloudu. Každá vystavená faktura je uložena, vyhledatelná a obnovitelná po celou dobu archivace — žádné mrtvé notebooky, žádné ztracené složky.
- Export pro účetní. Vaše účetní dostává čistý měsíční export místo krabice plné PDF.
Autoservisy ve více zemích
Pokud pracujete přes hranice — nebo občas přijmete zahraniční vozidlo — správný systém zvládne i pravidla měnící se na hranici. B2B prodej v rámci EU s platným DIČ aplikuje přenesenou daňovou povinnost. Vývoz mimo EU je s nulovou sazbou. Obě možnosti mají být zaškrtávací políčko, ne výpočet v hlavě.
Závěr
Soulad si všimnete teprve, když se něco rozbije. V té chvíli je to drahé. Nástroj pro autoservis, který buduje soulad do každé faktury — místo aby ho lepil na konec — je nejlevnější pojistka, kterou kdy koupíte.
Začněte zdarma s Garage Managerem a vystavte první fakturu v souladu s DPH ještě dnes. Bez platební karty, bez časového omezení — a vaše účetní vám poděkuje.